Regardez votre emploi du temps de la semaine prochaine. Combien de réunions avez-vous ? Probablement plus que vous ne pouvez en gérer. Nous passons parfois des journées entières en réunions, chacune plus longue que la précédente, et c’est tout simplement épuisant. Pourquoi ? Parce qu’à la fin, aucune décision n’est prise.
Le gros problème dans la plupart des entreprises, c’est que leurs réunions sont inutiles. On parle du projet, on tourne autour du pot, on parle du futur, et on s’en va. Et on oublie de prendre une décision à la fin ! Qui fait quoi, quand, qui s’occupe des suivis… autant de questions sans réponse qui sabotent votre productivité. Ce n’est pourtant pas difficile à changer : c’est même très facile à mettre en place. Le plus dur sera de passer outre cette habitude qui est très profondément ancrée dans la plupart des entreprises. Il y a une tonne de choses à faire pour améliorer vos réunions. Le plus important est que chacun en reparte avec une valeur ajoutée.
Si vous quittez la salle de réunion ou visioconférence avec l’impression d’avoir perdu votre temps, il pourrait être utile de faire un tour de table la prochaine fois avant de quitter. À la fin, prenez la parole et demandez à chaque participant ce qu’il a appris ou retiré de la réunion. Demandez également quelle sera leur prochaine tâche après la réunion. Non seulement vous découvrirez qui n’a pas écouté, mais cela permettra à chacun d’avoir une idée claire de ce qu’il doit faire.
C’est un petit pas très facile à intégrer dans n’importe quelle méthode de travail. Ce n’est pas une mesure agressive ou radicale, donc vos employés ne verront pas cela comme un changement majeur. En réalité, c’est le moins que vous puissiez faire. Vous remarquerez très rapidement des changements : les projets avanceront mieux, il y aura moins de courriels inutiles, et la productivité augmentera. Et surtout, ces longues journées de réunions interminables seront soit terminées, soit beaucoup moins épuisantes.
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